新益為6S咨詢公司概述：在文件中，公司的各種規(guī)章制度，技術(shù)規(guī)范，數(shù)據(jù)記錄的書面形式是公司正常動(dòng)作的重要保證。有一位前輩曾經(jīng)這么說過，看一個(gè)公司的管理水平的高低，就看這家公司5S管理水平的高低。也可以說，看一家公司5S管理水平的高低，就看這家公司尋找文件的速度。

由此可見，文件管理的好壞體現(xiàn)了公司整體管理水平的高低，所以文件的5S管理不可以等閑視之，而從另外一個(gè)角度，文件管理確實(shí)體現(xiàn)了5S管理的每一個(gè)內(nèi)容。

（1）整理

文件怎么來做5S管理？

明確哪一類的文件需要？

哪一類的文件不需要？

無效和不需要的文件，我們就要去考慮及時(shí)地清理。

（2）整頓

將文件分門別類地保存，制作目錄索引，便于查找。

（3）清掃

文件防潮、防塵，還有防蟲，文件定期補(bǔ)修維護(hù)。

（4）清潔

專人管理、責(zé)任分明，清潔就是把整理、整頓與清掃標(biāo)準(zhǔn)化。

（5）修養(yǎng)

使用完后及時(shí)地歸位，然后培養(yǎng)一種愛護(hù)文件，節(jié)省用紙，按規(guī)定要求來制訂發(fā)行文件的資料。

文件管理整個(gè)流程并不復(fù)雜，一般它有四個(gè)步驟。

分門別類；

存檔管理；

日常管理；

日常維護(hù)。

①分門別類

就是對(duì)現(xiàn)有的文件進(jìn)行分類，便于后期的檢查或者查找管理，如作為制造部的相關(guān)文件，可以分為幾種：

②存檔管理

a使用合適的文件夾；

使用合適的文件夾，選購一些容易存放，保管的文件夾，大小根據(jù)文件的大小，我可以選擇Ａ4的，Ａ3的，或者說是Ｂ5的類型，但也可以用顏色來管理，有規(guī)律地使用，切忌五花八門，像國旗一樣。

厚度也要考慮，比方說可以考慮五厘米或八厘米，或十厘米的規(guī)格，容量太大，就像搬磚頭一樣，非常不方便。

b在文件夾的封面或者側(cè)面注明類別名稱，管理的擔(dān)當(dāng)者，保管的期限。

c在首頁建立目錄表，必要時(shí)每一類都設(shè)計(jì)成拉頁，以便于尋找。

③日常管理

日常管理就是設(shè)置專門的文件柜，用來存放文件，設(shè)置條形帶，便于管理和取放，定期管理要做好防潮、防塵、防火等工作，把這些事情做好了，就是說我們有了一種日常維護(hù)的習(xí)慣。發(fā)行新版本時(shí)及時(shí)地回收銷毀舊版本，具有參考價(jià)值的資料要特別注明，文件變更時(shí)要及時(shí)地更改目錄索引。

④日常維護(hù)

a發(fā)行新版本時(shí)，及時(shí)回收銷毀舊版本；

b僅具有參考價(jià)值的資料，要特別注明；

c文件變更時(shí)，要及時(shí)更改目錄索引。

以上說的這些，無非只有一個(gè)目的，就是如何將有限的資源，合理有效地用在刀刃上，使人力、物力、財(cái)力，都能發(fā)揮最大的作用，使人發(fā)揮所長(zhǎng)，物盡其用，物超所值，使成本降低，效率提高，塑造優(yōu)秀企業(yè)和優(yōu)秀的企業(yè)文化，使5S管理能順利開展，企業(yè)發(fā)展再上一個(gè)更高的臺(tái)階。