新益為5S咨詢公司概述：目前，由于各級醫院購置的醫療設備數量不斷增加，檔次不斷提高，醫療設備檔案數量很大，給設備管理增加了不小的難度。為了解決設備檔案管理為醫療管理帶來的難題，不少醫院導入了TPM管理模式。

TPM設備檔案管理

一、醫療設備檔案管理的現狀

1、對醫療設備檔案管理認識不足

由于醫療設備檔案管理工作不能直接給醫院帶來經濟效益，對檔案管理工作認識不足，大多數醫院從院領導至檔案管理人員對醫療設備檔案管理意識比較薄弱，只強調醫療設備的采購和使用，忽視檔案管理工作，看不到檔案管理在醫療設備購置論證、使用和維護中所起的作用，利用檔案數據分析可總結設備品牌的開機率、使用率和效果，醫療設備檔案管理對提高治療效果、提高醫療技術水平和醫院發展起到極其重要作用。因此，忽視檔案管理工作不但會對醫院的經濟效益產生影響，而且也不利于患者的治療。

2、醫療設備檔案管理制度不健全

醫療設備檔案管理應當包括對醫療設備的采購、使用、保養以及維修的每個環節的有關資料進行管理，這樣才能充分利用檔案資料為醫療設備的正常運行、保養、維修等提供有效數據依據。但是在實際工作過程中，對各個環節的管理沒有具體要求，資料歸集紊亂，有的在使用科室有的在設備管理部門，職責非常不明確，經常出現找不到檔案資料現象，檔案管理起不到相應的作用。更沒有形成規范系統的管理制度，建立長效監督和考核機制，檔案管理非常混亂，一旦發生檔案丟失，就會出現各科室工作人員互相推卸責任。

3、設備檔案管理人員水平參差不齊

大多數醫院的醫療設備檔案管理人員都是兼職人員，更沒有專業人員，業務知識低下，檔案管理意識薄弱，檔案管理人員業務知識參差不齊，一些檔案工作人員的計算機水平相對比較差，導致檔案管理紊亂。

4、設備檔案管理模式落后

目前，醫院醫療設備檔案管理沒有規范模式，多數醫院是自動化系統與傳統的管理方式并存，一部份醫院的檔案放置于設備使用科室或設備管理科室，所收集的資料也不齊全，各醫院管理模式不統一、不規范，致使醫療設備檔案不能得到很好的保護，出檔案資料不齊全或丟失現象，在一定程度上影響了醫院管理水平。

5、設備檔案管理設施不全

相當一部份醫院除沒有專業檔案管理人員外，也沒有專用檔案室、檔案柜，計算機等設備的情況，計算機軟件管理還沒有充分應用于檔案管理中，這部份醫院在對醫療設備檔案進行管理的過程中，仍然采用傳統的手工操作方式，常有檔案丟失或不全，因此很難提供準確以及全面的信息。由于設備檔案管理不能直接產生經濟效益，醫院在人、財物投入方面不重視，資金比較少，設備設施落后，不能滿足現代檔案管理要求，不能有效提高檔案的利用率。

二、TPM解決設備檔案管理問題的方法

1、TPM提高醫療設備檔案管理的認識

做好設備管理直接影響醫療技術水平的發揮，直接關系疾病的診治效果，而檔案管理是TPM設備管理的重要環節，如果檔案管理的不當，將會在很大程度上影響醫療設備的利用和技術水平發揮，大大的降低醫療質量，給醫院的社會效益和經濟效益帶來不良的影響，不利于醫院的長久發展。因此，檔案管理人員除加強對設備檔案管理認真執行外，應當向醫院領導陳述檔案管理對醫院發展的重要性，引起領導對醫療設備檔案管理的重視，促使醫院加大對檔案管理的投入，確保檔案管理工作的順利開展，為保證醫療設備相關資料的完整、準確提供保障，全面提高醫療設備檔案的利用率。

2、健全TPM醫療設備檔案管理制度

醫療設備檔案管理制度應包括檔案管理人員工作職責、檔案收集范圍、分類方法、編號規則，檔案查詢借閱制度、醫療設備報廢制度、建檔流程等。建立檔案管理質量考核長效機制，將檔案管理質量與績效工資掛鉤，利于確保檔案管理的質量保證，充分發揮檔案資源在醫療、教學和科研工作中的作用，高效、快捷地為臨床服務。

3、建立科學規范的TPM設備檔案管理系統

建立完整的、系統的醫療設備檔案系統，進行科學的醫療設備檔案管理是管好用好醫療設備、提高醫療設備的使用率和醫療器械的開機率、減少醫療設備的突發故障的有效辦法。醫療設備檔案應由專人進行管理，并實行設備使用科室、設備管理部門、醫院檔案管理部門流程管理的機制。設備以臺、件進行歸檔，實行一機一檔的動態和相對靜態管理，把設備從購置到報廢期作為動態管理，設備使用科室、設備管理部門分別建立檔案，在設備使用過程中實行動態管理，收集設備使用過程中維修、更換配件等資料直至設備報廢。設備報廢后由設備管理部門將檔案移交醫院檔案管理部門作永久保存，視為相對靜態管理。檔案資料應包括設備購置的論證、審批、招標采購、設備清單、圖片、裝機驗收、培訓、維護、報廢等資料，實行電子檔案和紙質檔案管理，使得檔案管理者查詢時簡便快捷，和紙質檔案互為補充，極大地提高了工作效率。

4、TPM培訓提高管理人員能力

設備管理部門和醫院檔案管理部門的檔案管理人員應為專職專業人員，設備使用科室檔案管理人員可由其他人員兼職，醫院應制定醫療設備檔案管理人員和臨床使用人員培訓計劃和考核表，多創造檔案管理人員外出學習機會，詳細記錄培訓資料和考核成績，檔案管理人員參與設備購置、臨床使用、故障維修的各個管理環節和全部管理過程，在學習和實踐過程中不斷提高設備檔案管理業務水平。